Regulamentul de Functionare
al Coalitiei pentru Bune Practici ONG
Membrii coalitiei sunt organizatii neguvernamentale, care respecta
prevederile codului de conduita ONG si actioneaza pentru cresterea numarului de
organizatii care adera la cod.
A. Conditii pentru
obtinerea statutului de membru al coalitiei:
Asocierea unei organizatii la coalitie este
dependenta de indeplinirea a doua conditii:
-
asumarea benevola a unui angajament referitor la
respectarea si promovarea principiilor de buna practica privind functionarea
organizatiilor neguvernamentale, principii mentionate in codul de conduita ONG
-
declaratie pe proprie raspundere cu privire la
indeplinirea criteriilor stipulate in cod. Organizatia aplicanta are obligatia
ca, inainte de a lansa solicitarea de inscriere in coalitie, sa realizeze o
auto-evaluare cu privire la respectarea criteriilor stipulate de codul de
conduita ONG. Organizatia va evidentia atit criteriile respectate, cit si cele
pe care, la momentul auto-evaluarii, nu le indeplineste inca. In cazul acestora
din urma, organizatia va stabili termenele pina la care se obliga sa faca
modificarile de rigoare pentru ca toate criteriile mentionate in codul de
conduita sa fie respectate. Aceste termene nu pot sa depaseasca un an.
In cel mult un an de la intrarea in coalitie,
orice organizatie membra va face obiectul unei evaluari externe. Daca, in urma
acestei evaluari, se constata faptul ca aceste criterii nu sunt indeplinite in
totalitate, organizatia isi pierde statutul de membra a coalitiei.
Instrumentul
de evaluare
Autoevaluarea
Evaluarea se face cu ajutorul unui instrument tip
indeplineste / nu indeplineste criteriul.
In momentul aderarii la coalitie, organizatia
interesata se va autoevalua pe baza domeniilor si criteriilor propuse si va
transmite secretariatului formularul completat cu termenele stabilite pentru
remedierea criteriilor neindeplinite. Formularul va fi pastrat de catre
secretariatul coalitiei si va fi utilizat ulterior de catre cele 2 organizatii
ce vor efectua evaluarea. http://www.coddeconduitaong.ro/Formular_de_autoevaluare.doc
Evaluarea
colegiala
In cel mult un an de la intrarea in coalitie,
orice organizatie membra va face obiectul unei evaluari externe. Evaluarea este
realizata la cererea organizatiei candidate de catre o echipa formata din
reprezentanti ai altor doua organizatii (peer evaluation), indiferent de
domeniul lor de activitate.
Daca o organizatie considera ca indeplineste
toate criteriile inca de la inceput sau isi propune termene mai scurte de 1 an
de zile poate solicita secretariatului evaluarea de catre alte 2 ONG-uri in
orice moment. http://www.coddeconduitaong.ro/Formular_de_evaluare_colegiala.doc
Agentia
responsabila cu gestionarea procesului de evaluare
Solicitarea de evaluare se face, pe baza unei
cereri, catre secretariatul coalitiei, iar acesta are responsabilitatea
nominalizarii organizatiilor evaluatoare pe principiul proximitatii geografice.
Expertiza
evaluatorilor
Deoarece codul este construit pe principiile
minimei reglementari necesare, universalitatii subiectilor si generalitatii
activitatilor reglementate[1],
evaluatorii nu trebuie sa fie experti in dezvoltare organizationala si nici in
domeniul de actiune al organizatiei candidate. Este totusi de asteptat, ca o
minima conditie, ca acestia sa ocupe o pozitie de management in propria
organizatie[2]
(cel putin coordonator de proiecte), sa aibe o vechime in sectorul asociativ de
cel putin trei ani si o buna intelegere a rolului unei organizatii
neguvernamentale in comunitate.
Costurile
evaluarii
Costurile evaluarii sunt acoperite de catre
organizatia aplicanta. Nu se aplica tarife pentru activitatea de evaluare, dar
trebuie acoperite celelalte costuri legate de deplasarea evaluatorilor. De
exemplu, transport, cazare, etc. (daca e cazul).
Certificare
Dupa vizita de evaluare, echipa de evaluatori
depune la secretariatul coalitiei, in cel mult o saptamina de la momentul
vizitei, un raport cu privire la respectarea de catre organizatia solicitanta a
criteriilor impuse de codul de conduita. In cazul in care, prin raport, se
confirma respectarea in totalitate a criteriilor de evaluare, secretariatul
coalitiei elibereaza, in cel mult o saptamina de la primirea raportului o
scrisoare ce confirma indeplinirea conditiilor de asociere si statutul de
membru al coalitiei pentru organizatia solicitanta valabil pentru o perioada de
un an. In textul scrisorii vor fi mentionate si denumirile celor doua
organizatii evaluatoare.
Membrii coalitiei sunt
mentionati pe site-ul coalitiei cu link-uri la organizatiile membre.
B. Drepturi si obligatii ale membrilor
coalitiei
Drepturile membrilor:
-
sa declare public asocierea la
coalitie si sa isi asocieze propriilor elemente de identitate organizationala
pe cele ale coalitiei,
-
sa participe la reuniunile
coalitiei,
-
sa initieze si sa participe la
activitatile coalitiei in limitele propriilor disponibilitati.
Obligatiile
membrilor coalitiei
Organizatiile membre
au ca obligatii:
-
sa respecte prevederile codului de conduita ONG
-
sa promoveze prevederile codului in vederea atragerii de
noi membri in cadrul coalitiei. In acest sens, este de dorit ca organizatiile
membre sa
recomande cel putin doua alte organizatii ca potentiale aplicante pentru
statutul de membru al coalitiei,
-
sa evalueze, pe durata unui an de zile, la solicitarea
secretariatului coalitiei, cel putin doua organizatii la solicitarea lor de a
deveni membre ale coalitiei. O organizatie solicitata sa participe la o vizita
de evaluare, se poate recuza sau poate fi recuzata daca, ea insasi sau,
respectiv, organizatia aplicanta, se considera a fi in conflict de interese.
C. Secretariatul coalitiei
Este asigurat de catre
una dintre organizatiile membre, in mod benevol, pentru o perioada de un an.
Atributii:
-
propune un plan
semestrial de activitati care se adopta cu ocazia primei intilniri a coalitiei,
-
organizeaza
intilnirile coalitiei,
-
tine evidenta
activitatilor desfasurate de catre membrii coalitiei in vederea atingerii
misiunii acesteia,
-
preia solicitarile
organizatiilor interesate de a deveni membre ale coalitiei si verifica
documentatia depusa de catre acestea,
-
desemneaza
organizatiile evaluatoare.
-
actualizeaza site-ul
coalitiei
D. Intilniri
-
membrii coalitiei
se īntilnesc anual sau ori de cate ori este nevoie
-
este de asteptat, ca o minima
conditie, ca participantii sa ocupe o pozitie de management in propria
organizatie (cel putin coordonator de proiecte), sa aibe o vechime in sectorul
asociativ de cel putin trei ani si o buna intelegere a rolului unei organizatii
neguvernamentale in comunitate,
-
cvorumul necesar
pentru desfasurarea unei intalniri a coalitiei este de 2/3 din numarul
membrilor,
-
membrii au obligatia
de a confirma participarea la īntīlnirile anuntate īn conformitate cu prezentul
regulament cu cel putin cinci zile īnaintea īntīlnirii,
-
la finalul
fiecarei īntilniri se stabileste data, locul si tema (propunerea de agenda)
urmatoarei īntilniri
-
agenda va fi
definitivata pe lista de discutii cu cel putin 10 zile lucratoare īnaintea
īntilnirii
-
intilnirile sunt
convocate prin lansarea unei invitatii pe lista de discutii cu 7 zile īnainte,
cu mentionarea locului, datei si agendei īntilnirii
-
La finalul fiecarei
īntilniri se elaboreaza un raport al īntilnirii; raportul va fi transmis pe
lista de discutii īn termen de cel mult 5 zile lucratoare de la īncheierea
īntilnirii; ulterior, membrii au la dispozitie 3 zile pentru trasmiterea
eventualelor comentarii, adaugiri, corecturi. Raportul va fi finalizat luand in
considerare propunerile facute de membri la textul initial īn termen de 10 zile
lucratoare de la īncheierea īntilnirii
-
La finalul
fiecarei īntilniri se elaboreaza un comunicat de presa īn termen de 24 de ore;
comunicatul este elaborat si dat publicitatii de secretariatul intalnirii;
comunicatul este transmis si membrilor pentru a putea fi trimis catre presa
locala
-
propriile costuri
de participare la īntilniri se acopera
de catre fiecare membru in parte
-
Membrii care
intentioneaza sa invite una sau mai multe persoane la īntilnire trebuie sa
anunte acest lucru cu cel putin 3 zile lucratoare inaintea intalnirii;
costurile participarii invitatilor sunt acoperite de invitatii īnsisi sau
organizatia care a propus invitarea
-
Invitatii pot
intervin īn dezbateri, dar nu au drept de decizie
Adoptarea deciziilor
-
deciziile sunt adoptate īn masura
posibilitatilor prin consens. Īn cazul īn care consensul nu poate fi atins,
deciziile sunt adoptate prin vot.
-
fiecare organizatie
membru are dreptul la un singur vot
-
fiecare
organizatie īsi exprima votul prin intermediul unui reprezentant delegat; īn
cazul īn care reprezentantul organizatiei se schimba, noua persoana care
reprezinta organizatia va prezenta un mandat scris din partea organizatiei īn
acest sens
-
īn cazul īn care
consensul nu poate fi atins si este nevoie de exprimarea votului pentru luarea
deciziilor:
o deciziile se adopta cu o majoritate de jumatate plus unu
din numarul membrilor prezenti la īntilnire (majoritate simpla)
o deciziile privind adoptarea si modificarea regulamentului
coalitiei, a standardelor de operare a coalitiei, se adopta cu o majoritate de
jumatate plus unu din totalul membrilor coalitiei (majoritate absoluta)
-
īn caz de urgenta,
īntre doua īntilniri consecutive, votul se poate exprima si īn forma
electronica
-
Lipsa de reactie
la o propunere de decizie, in termenul solicitat, este considerata ca un acord
implicit (principiul aprobarii tacite).
Modul de lucru
-
pe durata
īntilnirilor coalitia lucreaza īn sesiuni de plen si, daca e cazul, in grupuri
mici
-
īn cadrul
coalitiei pot fi organizate comitete, comisii īn cadrul carora pot fi invitate
sa participe si persoane din afara coalitiei
-
fiecare grup īsi
stabilesste propriul mod de lucru
-
orice reuniune īncepe
cu alegerea unui moderator si validarea agendei
-
participarea
membrilor la reuniunile si activitatile coalitiei se face din proprie
initiativa
-
fiecare membru
trebuie sa faca parte cel putin din o comisie
-
orice structura de
lucru se constituie īn urma unei decizii a coalitiei
-
activitatile
coalitiei se deruleaza in conformitate cu un plan anual de activitati
E. Functionarea coalitiei
Activitatile
coalitiei sunt planificate si derulate de catre grupuri de lucru aferente
fiecareia dintre directiile strategice. Orice organizatie membra face parte din
unul sau mai multe grupuri de lucru.
Fiecare
grup isi stabileste un coordonator responsabil cu buna functionare a grupului.
F. Conducerea coalitiei
este
asigurata de catre un comitet de coordonare format din coordonatorii grupurilor
de lucru
G. Identitatea organizationala a coalitiei
-
elementele de
identitate ale coalitiei vor fi prezente pe toate materialele produse de
aceasta.
H. Relatii cu mass media
o toate īntilnirile coalitiei se anunta public cu 3 zile
lucratoare īnainte de intalnire
o īn maximum 24 de ore dupa fiecare īntilnire a coalitiei
se da publicitatii un comunicat de presa
o informatiile vor fi transmise pe toate canalele (inclusiv
liste de discutii, buletine informative, etc)
I. Raportare
coalitia
elaboreaza si da publicitatii in mod regulat rapoarte cu privire la activitatea
sa.
o rapoarte trimestriale
o raport anual se prezinta īn cadrul unei conferinte de
presa
Elaborarea
rapoartelor se face prin rotatie de catre cate un membru al coalitiei
J. Reprezentare
-
Nici un membru nu
are dreptul sa reprezinte coalitia fara un mandat īn acest sens din partea
comitetului de coordonare;
K. Finantare
-
finantarea
activitatilor coalitiei se face prin
o
aportul membrilor
o
finantare de proiecte
o
sponsorizari
o
donatii
-
membrii au
obligatia de a solicita acordului coalitiei īn vederea obtinerii de fonduri
pentru activitatile acesteia;
-
in cazul
proiectelor, solicitarea acordului se face cu suficient timp īnainte de
termenul limita pentru depunerea proiectului astfel īncit membrii sa aiba la
dispozitie cel putin 5 zile lucratoare pentru a raspunde.
-
se pot depune
proiecte dedicate coalitiei pe aceeasi tema de catre 2 sau mai multi mebrii ai
coalitiei daca proiectele nu sunt identice din punct de vedere al activitatilor
-
initiatorii pot
depune proiecte īn conditiile descrise mai sus la acelasi finantator
-
o organizatie
membra a coalitiei se poate asocia unuia sau mai multor proiecte pe aceeasi
tema
-
un membru al
coalitiei are dreptul de a refuza participarea la un proiect al coalitiei
-
finalizarea
proiectului propriu de catre initiator se va face pe baza consultarii membrilor
ce devin parteneri